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F眉r die meisten in der Baubranche sind Verwaltungsarbeiten und stundenlange Meetings ein Teil der t盲glichen Agenda, der nicht mehr wegzudenken ist. Viele verbringen sogar bis zu 40 % ihrer Zeit damit, Fortschrittsberichte zu suchen, Berichte zu erstellen und an Meetings teilzunehmen.

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Oftmals wird es bereits als Norm angesehen und es f盲llt den Beteiligten schwer, sich eine andere Art und Weise der Arbeit und Kommunikation innerhalb des eigenen Teams vorzustellen. Dabei handelt es sich um eine direkte Folge der in der Branche weit verbreiteten Kultur der Schuldzuweisung und des mangelnden Vertrauens in vertragliche Beziehungen.

Dennoch bietet dieser verwaltungslastige Ansatz der Branche keine Sicherheit. Im Gegenteil, er kostet sowohl Zeit als auch Geld.

Hinzu kommt, dass alle Beteiligte in der Baubranche aufgrund dieser problematischen Realit盲t oft frustriert und unmotiviert sind. Schlie脽lich haben sie sich nicht f眉r die Arbeit in der Baubranche entschieden, um ihre Zeit damit zu verbringen, Berichte zu erstellen und an Meetings teilzunehmen, sondern um etwas zu bewegen und an interessanten Bauprojekten zu arbeiten.

Aus diesem Grund ist es f眉r jeden, der in der Branche arbeitet, von entscheidender Bedeutung, die Auswirkungen des enormen Verwaltungsaufwandes auf die eigenen Projekte zu verstehen. Nur so kann die Art und Weise der Zusammenarbeit und Kommunikation 眉berdacht und letztendlich ver盲ndert werden.

Verwaltungsaufwand und endlose Meetings als Feind aller Projekte

Zun盲chst einmal ist es notwendig, genauer zu untersuchen, wie 眉berm盲脽iger Verwaltungsaufwand Ihrer Projektdurchf眉hrung schaden und zu Rechtsstreitigkeiten und einer isolierten Kommunikation f眉hren kann:

Unn枚tige Aufgaben und endlose Meetings

Wie bereits erw盲hnt, verschwenden Projektmanager t盲glich fast 40 % ihrer Zeit mit der Suche nach Projektupdates, dem Schreiben von Berichten und der Teilnahme an endlosen Meetings.

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Das zwingt die Projektbeteiligten dazu, 脺berstunden zu machen, um Informationen wie Bilder, Pl盲ne und Kommentare aus verschiedenen Quellen und Plattformen zu sammeln. Diese m眉ssen anschlie脽end zu einem Bericht zusammengefasst und an das gesamte Team kommuniziert werden – ein unglaublich zeitaufwendiger Prozess. Das schlimmste daran ist jedoch, dass genau dieser Bericht zum Zeitpunkt der Fertigstellung bereits veraltet ist und in den meisten F盲llen l盲ngst nicht mehr die Realit盲t widerspiegelt.聽

Es geht also, ohne zu 眉bertreiben, um eine erhebliche Zeit- und Ressourcenverschwendung, die durch das Fehlen einer einzigen Informationsquelle mit Echtzeit-Updates ausgel枚st wird.聽

Veraltete Informationen und Fehlkommunikation

Der fehlende Echtzeit-Einblick in den Projektplan ist einer der Hauptfaktoren f眉r das Scheitern Ihren Bauprojekts. Aufgrund des fehlenden zentralen Datenspeichers, werden viele Entscheidungen auf der Grundlage falscher oder veralteter Informationen getroffen, was zu Streitigkeiten, Stress und schlechter Zusammenarbeit f眉hrt.

Den Informationen, die zwischen den Beteiligten ausgetauscht werden, fehlt die notwendige Verkn眉pfung zum Plan, was eine effektive und vor allem schnelle Entscheidungsfindung verhindert und zu kostspieligen Verz枚gerungen f眉hren kann.

Mikromanagement durch eine Kultur der Schuldzuweisung

Die administrative 脺berlastung wirkt sich auch direkt auf die Art und Weise aus, wie sich die Projektteams miteinander vernetzen und einander vertrauen. Einfach ausgedr眉ckt: Das Fehlen einer objektiven Datenquelle in Echtzeit kann schnell zu Missverst盲ndnissen und mangelnder Verantwortlichkeit zwischen den Teams f眉hren.

Verschiedene Informationsquellen in ein und demselben Projekt k枚nnen zu Verwirrungen f眉hren, da jedes Team mit einer anderen Version der Realit盲t arbeitet, wodurch es fast unm枚glich ist, festzustellen, wer f眉r was verantwortlich ist.

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Ein solcher Ansatz kann auch zu mangelndem Engagement des Teams f眉hren. Die Teams erledigen ihre Arbeit zwar, haben aber kein Verst盲ndnis f眉r das Gesamtbild und daf眉r, warum es wichtig ist, ihre Aufgaben erfolgreich abzuschlie脽en.

Abgesehen davon sind Projektmanager und -leiter dazu gezwungen, das Team durch E-Mails, WhatsApp-Nachrichten oder Baustelleninspektionen zu kontrollieren. Letztendlich entsteht so eine Kultur des Misstrauens, in der jeder mit dem Finger auf den anderen zeigt.

5 Schritte zur Verringerung des Verwaltungsaufwandes

Mittlerweile sollten Sie ein besseres Verst盲ndnis daf眉r haben, welche Bedrohung ein 眉berm盲脽iger Verwaltungsaufwand f眉r die Durchf眉hrung Ihres Bauprojekts darstellen kann. Im Folgenden stellen wir Ihnen die f眉nf Schritte vor, die Ihnen dabei helfen k枚nnen, Ihre Prozesse der Fortschrittsberichterstattung und -眉berwachung umzugestalten und eine erfolgreiche Durchf眉hrung ohne Qualit盲tseinbu脽en zu gew盲hrleisten.

1. Prozesse zur Fotschrittsberichterstattung automatisieren

Jedes Bauprojekt ist ein kleines Universum, in dem viele Beteiligte perfekt aufeinander abgestimmt sein m眉ssen, damit alles wie geplant ablaufen kann.

Viele Unternehmen verlassen sich jedoch immer noch auf Stift und Papier oder digitale Tools, die nicht speziell f眉r die Baubranche entwickelt wurden (z.B. WhatsApp), um den Fortschritt ihrer Vorausplanung zu kommunizieren, 眉ber die letzten Inspektionen zu berichten und anzugeben, ob alle damit verbundenen Aufgaben ordnungsgem盲脽 abgeschlossen wurden. Das f眉hrt zu erheblichen Ausfallzeiten und kostspieligen Projektunterbrechungen.

In Krisenzeiten, wie wir sie momentan erleben, kann es sogar noch schlimmer werden, wenn aus dem Home-Office gearbeitet werden muss, damit Ihre Teams sicher sind und Ihre Projekte weiterlaufen k枚nnen.

Wenn Sie also in der Lage sind, Ihre verschiedenen Kommunikationsabl盲ufe zu segmentieren und gleichzeitig volle Transparenz 眉ber Ihre vielf盲ltigen Aufgaben und Projekte zu erhalten, kann dies den Weg zu einem erfolgreichen Projektabschluss ebnen. Mit dem richtigen System und den richtigen Prozessen kann ein neuer und vollst盲ndig aktualisierter Bericht mit nur 3 Klicks erstellt werden.

2. Bauspezifische Tools verwenden

鈥淰erl盲uft alles nach Plan?鈥�

Diese Frage ist fast t盲glich das Hauptdiskussionsthema der meisten Baustellenteams. Und fast immer werden dadurch Verwirrung und endlose Diskussionen ausgel枚st. Leider gibt es daf眉r eine Reihe von Gr眉nden.

Das Hauptproblem scheint jedes Mal dasselbe zu sein: das Fehlen einer nahtlosen Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten aufgrund von nicht spezifisch f眉r die Baubranche entwickelten Tools.

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Projektteams tauschen st盲ndig unz盲hlige Updates aus, aber in den meisten F盲llen, fehlt es den Informationen an Kontext. Mit anderen Worten: Es fehlt die Verkn眉pfung zum Masterplan. Das wiederum wirkt sich enorm auf den Entscheidungsprozess aus, da keiner im Team ohne 脺berblick auf das Gesamtbild in der Lage ist, schnelle und kluge Entscheidungen zu treffen. Es versteht sich von selbst, dass dieser Ansatz zu schwerwiegenden Fehlern, unn枚tigen Kosten und Verz枚gerungen f眉hren kann.

Hier zeigt sich der Wert eines bauspezifischen Tools. Tools wie Excel und WhatsApp eignen sich hervorragend f眉r kleinere Aufgaben, aber nicht f眉r komplexe Bauprojekte. Baustellenteams ben枚tigen Tools, die ihnen Echtzeit-Zugriff auf den Masterplan geben und ihnen zeigen, wie sich die einzelnen Updates und jede Entscheidung, auf den Projektfortschritt und das Budget auswirken.

3. In Standardisierung investieren

Viele behaupten, dass die Standardisierung eine unm枚gliche Aufgabe f眉r die Baubranche ist. Die Wahrheit sieht allerdings ganz anders aus. Unabh盲ngig von der Art oder der Gr枚脽e eines Bauprojekts sind 80 % des Prozesses immer dieselben.

Das Implementieren von standardisierten Prozessen, die von allen Beteiligten befolgt werden, stellt f眉r Ihr Projekt somit eine gro脽e Chance zur Risikominimierung und Kostenkontrolle dar. Das zeigt sich vor allem auch durch die zunehmende Aufmerksamkeit der Branche f眉r Vorfertigungen und Off-Site-Bau. Jeden Schritt des Prozesses zu kontrollieren und sicherzustellen, dass es einheitliche Arbeits- und Kommunikationsprozesse in der gesamten Supply Chain gibt, kann der Schl眉ssel zu weniger Verwaltungsaufwand, mehr Vorhersehbarkeit und einem insgesamt besseren Projektmanagement sein.

Nat眉rlich geht die Standardisierung Hand in Hand mit der Digitalisierung. F眉r viele Unternehmen scheint dies die gr枚脽te Herausforderung des gesamten Prozesses zu sein, da Projektmanager und -leiter bef眉rchten, dass ihre Teams nicht technisch versiert genug sind, um ein neues digitales Tool h盲ndeln zu k枚nnen.

Nichtsdestotrotz ist diese Bef眉rchtung nicht mehr so gerechtfertigt, wie sie es noch vor zehn Jahren gewesen w盲re. Wenn Ihre Mitarbeiter t盲glich ein Smartphone und Online-Banking nutzen, gibt es absolut keinen Grund, warum sie nicht auch mit einer bauspezfischen App umgehen k枚nnten, die ihnen die Arbeit erleichtert.聽 effizienter und schneller eine bauspezifische App verwenden sollten, die ihnen das Leben vor Ort wesentlich erleichtern und ihnen helfen kann, schneller und effizienter zu arbeiten.

4. Eine einzige Informationsquelle

Momentan ist einer der Hauptfaktoren, der diesen administrativen Albtraum entfacht, das Fehlen einer einzigen Informationsquelle. Dieses fehlende Daten 脰kosystem, auf das alle Projektmanager zugreifen k枚nnen, um Updates einzureichen, sich einen 脺berblick zu verschaffen oder einfach nur zu informieren, verlangsamt den Entscheidungsprozess und f眉hrt oft zu einer gestressten Atmosph盲re.

Anstatt alle Projektinformationen an einem zentralen Ort zu speichern, der automatisch aktualisiert wird, m眉ssen Manager und Leiter alle n枚tigen Informationen manuell aus verschiedenen Plattformen extrahieren. Das schlimmste daran ist jedoch, dass diese Informationen meistens bereits veraltet sind, wenn sie den Bericht in den H盲nden halten.

Die Implementierung von Tools, die speziell f眉r die Baubranche entwickelt wurden, ist der erste Schritt zur L枚sung dieses ausschlaggebenden Problems. So sind Informationen nicht l盲nger 眉ber verschiedenen Plattformen und Dokumente verstreut, sondern werden auf einer einzigen Plattform gesammelt. So wird eine schnellere Entscheidungsfindung und nahtlose Zusammenarbeit erm枚glicht und Verantwortlichkeiten eindeutig gekl盲rt.

Der Einsatz eines solchen Tools zieht einschneidende Ver盲nderungen mit sich, da Sie die Kontrolle 眉ber Ihre Bauprojekte zur眉ckerlangen und Ihre Baustellenteams schneller fundierte Entscheidungen treffen. Auf diese Weise k枚nnen Sie die Kultur der Schldzuweisung bek盲mpfen und den Zeitaufwand f眉r Meetings und Verwaltungsaufgaben erheblich reduzieren.

5. Termingerechte Fertigstellung als Priorit盲t

Ein typisches Bauprojekt mit einem Budget von 10 Millionen Euro hat mit durchschnittlich 600 Unterbrechungen pro Jahr zu k盲mpfen. Erschwerend kommt hinzu, dass jede Unterbrechung im Durchschnitt 7 Tage dauert und 25 % komplett ungel枚st bleiben.聽

Das ist ein starkes Indiz daf眉r, dass wir die Art und Weise, wie in der Baubranche gearbeitet wird 眉berdenken m眉ssen. Dieser Wandel kann durch die Digitalisierung unserer Prozesse und durch die Neubewertung der von uns eingesetzten Tools erreicht werden. Das sofortige Aufzeigen kritischer Probleme und die termingerechte Fertigstellung von Projekten sollten in der gesamten Branche h枚chste Priorit盲t erlangen.

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Um das zu erreichen, m眉ssen alle am Bau Beteiligten mehr in die Standardisierung durch bauspezifische digitale L枚sungen investieren. Diese Denkweise wird schlie脽lich auch zur Verwendung einer zentralen Datenquelle f眉hren, wodurch volle Verantwortlichkeit zwischen den verschiedenen Projektteams gegeben ist. Nur so hat die Baubranche eine Chance, das Vertrauen in der gesamten Supply Chain wiederherzustellen, Streitigkeiten zu vermeiden und den damit verbundenen Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Es handelt sich dabei zwar um einen komplexen Prozess, der nicht einfach 眉ber Nacht umgesetzt werden kann, aber mit den richtigen Mitarbeitern, Tools und Prozessen kann die Baubranche auf eine bessere Zukunft mit h枚herer Produktivit盲t, besserer Zusammenarbeit und weniger Verz枚gerungen hoffen.

Die Vernetzung Ihrer Teams garantiert eine erfolgreiche Bauabnahme

Wichtige Updates gehen st盲ndig in endlosen E-Mail-Unterhaltungen verloren, wodurch Verz枚gerungen, kostspielige Missverst盲ndnisse und verpasste Fristen entstehen.

Unabh盲ngig von ihrer Art und Gr枚脽e k枚nnen Bauprojekte nur dann erfolgreich sein, wenn alle Teams vernetzt arbeiten, die gleichen standardisierten Prozesse befolgen und kritische Probleme sofort behandeln.

Als Industriezweig ist es von entscheidender Bedeutung zu verstehen, dass weniger Verwaltungsarbeit mit weniger Zeitverlust und somit auch mit weniger Verz枚gerungen einhergeht. Die Erstellung von Besprechungsprotokollen, Fortschrittsberichten, Briefings und Dashboards sollte nicht den gesamten Tag in Anspruch nehmen.

Sie haben sich schlie脽lich nicht f眉r die Arbeit in der Baubranche entschieden, um den ganzen Tag im B眉ro zu verbringen. Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewirken und Ihre Projekte termin- und budgetgerecht fertigstellen. Und genau das k枚nnen Sie erreichen, indem Sie das Mikromanagement bek盲mpfen und eine datengesteuerte Arbeitsweise implementieren.

Um Ihnen bei der Verbesserung der Projektkommunikation zu helfen, haben wir einen detaillierten Leitfaden zusammengestellt, der erkl盲rt, wie Sie effektive Kommunikationsprozesse schaffen und bestehenden verbessern k枚nnen.